Com a aplicação desta regra simples você irá atingir resultados melhores em seus objetivos.
O princípio desta regra é que você pode obter 80% dos resultados atuando em apenas 20% de suas tarefas.
Esta regra foi apresentada por um industrialista italiano chamado Vilfredo Pareto que em 1906 fez um estudo e observou que 80% das propriedades na Itália pertenciam a 20% da população.
Mas e ai, no que isto pode te ajudar? Veja então outros exemplos;
- 20% dos clientes geram cerca de 80% dos lucros.
- 20% dos bugs de um software abrangem 80% das reclamações de usuários.
- Mais de 80% dos livros vendidos são de 20% dos autores.
- 80% dos acidentes de trânsito ocorrem em cerca de 20% dos cruzamentos de uma cidade.
Uns dos exemplos acima vem de um grande fabricante de software. Eles observaram que se atuassem em 20% dos bugs mais frequentemente reportados pelos usuários, eliminariam 80% das panes dos computadores.
Na área de vendas, por exemplo, é freqüente que 20% dos clientes, garantam 80% por cento do faturamento. Eu mesmo já conheci empresas cuja situação é bem próxima dos 90/10. Ou seja, apenas 10% dos cliente garantem 90% do faturamento da empresa. Se não existir contratos bem definidos pode ser uma situação de muito risco inclusive.
E na sua vida pessoal, como aplicar este princípio?
Um exemplo é observar o seu armário de roupas e separar numa pilha as roupas que você usa frequentemente e em outra aquelas que você utiliza eventualmente. Provavelmente você irá perceber que utiliza cerca de 20% de suas roupas em 80% do tempo, ao passo que 80% das roupas são usadas em menos de 20% do tempo e ficam no armário acumulando pó.
Lembra daquele armário da bagunça? É bem provável que 80% dos objetos contidos ali você dificilmente irá utilizar dentro de 1 ano ou 2. Minha sugestão é realmente avaliar tudo o que você tem em casa usando a regra de Pareto para liberar espaço e desta forma ganhar mais eficiência.
É claro que você não deve jogar fora 80% de seus bens, porém será um exercício interessante avaliar o que você está acumulando sem necessidade.
O ideal é pensar que você está se livrando do velho para dar lugar ao novo.
Quais áreas de sua vida está estagnada e que você precisaria arejar? A regra do 80/20 também poder ser utilizada no seu trabalho.
Como está a utilização do seu tempo na empresa? Muitas reuniões que não levam a nada? Relatórios que não geram resultados? E-mails que não agregam valor? Trabalhos operacionais que você poderia delegar?
Avalie tudo o que não é essencial, elimine e foque no que realmente é importante.
Sugiro que você faça uma análise de como gasta o tempo em seu trabalho. Durante uma semana anote em um caderno todas as atividade que você faz. A hora que inicia e a hora que termina. Por exemplo:
- 8:00hs – ler e-mails.
- 8:45hs – Avaliação do relatório de vendas.
- 9:00hs – Reunião de follow up.
e assim por diante. Anote tudo do começo ao final do dia durante todo a semana.
Depois classifique as atividades em produtivas, se considerar que realmente agregam valor ao seu trabalho, ou operacionais, se considerar que não agrega valor algum.
Pode parecer um pouco entediante fazer isto mas garanto que você irá se surpreender com o resultado final.
É bem provável que sua situação esteja bem próximo da regra do 80/20. Com este resultado em mãos você poderá atuar de maneira mais assertiva eliminando ou adequando o que considerar improdutivo em suas tarefas diárias.
A regra também pode ser aplicada no modo como você utiliza o computador e a internet. Do tempo que você fica no computador, quanto realmente é produtivo?
Quantas vezes você já não se pegou navegando sem rumo pela internet?
Se você quiser ir a fundo em seus hábitos com o computador, sugiro usar um software chamado Rescue Time. Ele monitora todas as suas atividades e classifica as mesmas conforme o grau de produtividade.
Por exemplo, o uso de um processador de textos ou uma planilha é considerado produtivo ao passo que ficar no Facebook ou no Youtube o software classifica como improdutivo. O software permite que você faça ajuste finos nesta classificação, pois se você estivesse assistindo um vídeo de treinamento no Youtube, então a tarefa seria produtiva.
O RescueTime é uma ferramenta bem interessante pois faz tudo automaticamente e gera diversos relatórios de como você está utilizando o computador e aplicando o seu tempo.
Ele também permite que você estabeleça objetivos, como por exemplo, trabalhar no Excel por 2 horas diariamente. Se num determinado dia você utilizar o Excel por menos de duas horas, então o programa irá indicar que este objetivo não foi atingido naquela data.
A regra de Pareto é uma ferramenta valiosa para você atuar no que realmente importa.
Ter foco no mundo que tem tantas distrações é difícil mas necessário. Isto significa economia de esforços e principalmente que estará aproveitando melhor o seu tempo.
O tempo extra que ganhar poderá aplicar naquele seu projeto pessoal, em mais tempo com a família, amigos ou projetos sociais.
Então vamos lá! Comente abaixo qual aspecto de sua vida você pode melhorar analisando com a regra dos 80/20?
